Salı, 25 Temmuz 2017

you are here:




BÜRO IÇINDE YONETICI SEKRETERIN GÖREVLERI
BÜRO IÇINDE YONETICI SEKRETERIN GÖREVLERI
Toplum yapisi karmasiklasip, is bölümü artinca; uzmanlik alanlari büyük önem kazanmaya baslamistir. Günümüzde sekreterlik meslegi is yerlerinde yerini almis,is yerleri ile sekreterlik birbirlerini hem etkilemis hem de tamamlamislardir. Isyerlerinin varlik ve gelisme etkeni olan yönetici sekreterlerin çalistiklari bürolarda yerine getirmek zorunda olduklari birtakim görevler bulunmaktadir.
1-Telefon Görüsmeleri
 Profesyonel bir sekreterin, beceri ve yetenegini gösterecegi faaliyetlerin basinda, telefon görüsmeleri gelmektedir. Telefon görüsmelerinde her seyden önce telefonun etkin bir biçimde kullanimi için makinenin uygun bir yerde bulunmasi gerekmektedir. Sekreterler, arayanlarin en az yarisiyla kendisi görüsebilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri konusunda yeterli bilgi verebilmelidir. Sekreter telefonla görüsme yaparken, görüsmesine bir limit koymali ve bunu nezaketsizlige kaçmadan karsi tarafa ses tonuyla hissettirebilmelidir.tutum bir sekreterin önem vermesi gereken konularin basinda gelmektedir. Bu sadece telefonda konustugu kisiye karsi nazik ve ince olmasi açisindan degil, her iki tarafin da vakit kazanmasi açisindan önemlidir. iyi bir sekreter, her telefon konusmasinin bir yarari oldugunu unutmamali ve olaylarin akisina göre gerekli adimlari atmalidir. Sekreterlerin telefonla ilgili görevlerinin basinda, telefon baglamaya iliskin kurallar gelmektedir. Sekreterin telefon bakarken dikkat edecegi kurallardan biri, karsi tarafi telefonda fazla bekletmemektir. Telefon görüsmelerinde su kurallarin uygulanmasi iletisim etkinligi  artiran görgü ve nezaket kurali sayilmaktadir
1- Konusmaya bir selamlasma sözcügü ile baslanmali,

2- Sekreter, resmi telefon konusmalarinda “efendim”, üstlere ise, “buyurun efendim” demelidir. Direkt telefon edildiginde önce kendini tanitmalidir. Konusurken mesajin karsidaki tarafindan net olarak algilanmasina çaba göstermeli, hem sözcük seçiminde, hem de konusma hizi bakimindan buna dikkat edilmeli, 
3- Telefon görüsmelerinde yanitlar açiklayici olmalidir. Kisa yanitlar da nezaket kurallarina da aykiridir.
4- Telefon baska departmanlara, ise, o departmanini numarasini vermek yerine mümkünse aktarma yolunu seçmek, nezaket kurallarina daha uygundur.
5- Telefonu beklemeye aldiginiz durumlarda, zaman zaman kisiye dönerek onunla ilgilendiginizi göstermelisiniz. Bekleme durumunun uzun sürecekse, karsi tarafa “dilerseniz numaranizi birakin daha sonra biz sizi arayalim” seklinde bir önünde bulunulmalidir.
6- Yönetici toplantida iken ona acil ve önemli telefonlarin gelmesi durumunda toplantinin bölünmemesi için bu durum yöneticiye bir notla iletilmelidir.
7- Aranan sahsin yerinde olmamasi durumunda, karsi tarafa  arayan kisinin yerinde olmadigi iletilip kimin aradigini sorup not alinmalidir.
8- Görüsme yapmadan önce kimin aradigi ögrenilmek isteniyorsa bunun karsi tarafa hissettirilmemesi gerekir. Arayan kisi taniniyor ve yöneticinin o sahisi görüsmek isteyecegi düsünülüyorsa baglanti kurmali aksi halde “ bir bakayim yerinde mi” denmeli ve arayan sahsin adi sorulmali.
9- Konusmalarin bitirilmesinde karsi taraf beklenmeli, konusmanin sürdürülme konusunda bir isteksizlik ima ettirilmemelidir
 2-Randevularin Düzenlenmesi
 Sekreterin önemli görevlerinden birisi de günlük randevularin tespiti ve programlandirilmasidir. Yöneticinin zamani çok degerli ve kisitlidir. Bu yüzden belirli zamanlarin ziyaretçilere ayrilmasi gerekmekte, eldeki zamanin durumuna göre ziyaretçilere randevu verilerek belirli bir gün ve saatte gelmeleri istenmektedir. Randevularin verilmesinde sekreterin en önemli yardimcisi randevu defteridir. Bazen yöneticiler randevu defterini masalarinda bulundururlar. Bu durumda sekreter verilen randevularin bir kopyasini çikarip kendinde bulundurmalidir.
Randevular ya yönetici ve sekreterin ortak karari sonucunda verilmeli ya da yöneticiyi randevulardan sekreteri haberdar etmelidir. Gerektigi durumlarda randevu iptalleri 24 saat önce bildirilmelidir. Randevular, yönetici ve sekreter tarafindan karsilikli haberlesme ile tespit edildigi gibi, gerekli süre öncesinden sekreterine bildirilmeli ve çakismalar önlenmelidir.
Bir sekreterin randevu verme isini düzgün ve aksaksiz yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programini, aliskanliklarini, is yerinin özelliklerini çok iyi bilmesi gerekmektedir. Sekreter, randevu verirken yöneticisinin o saatte baska bir isi olmadigina ve randevu isteyen kisiyle görüsmek istedigine emin olmalidir. Bunun için yöneticinin sekretere bir randevu programi birakmasi, hangi gün ve saatlerde kaç kisi ile görüsebilecegini ve kimlere randevu verilmesi gerektigini belirtmesi uygun olmaktadir.
 Ziyaretçiler büyük bir nezaketle karsilanmali, ikram yapilmali, Yönetici, ziyaretçiyi kabule hazir oldugunda kibarca buyur edilmelidir. Randevulu oldugu halde beklerken, yöneticinin ani bir isi çikmasi nedeniyle görüsme yapamayan ziyaretçilerden özür dilemek de sekretere düsebilir. Böyle durumlarda konu yöneticiye açiklanmali, bekleyen ziyaretçi veya ziyaretçiler oldugu hatirlatilmali, baska bir gün ve saat için randevu verilmeye çalisilmalidir.
Is yerinin ilk temsilcisi sekreter oldugu için gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler Birakabilmek için su hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
1-Daima temiz, sik, abartisiz giyinmeli,
2-Ziyaretçileri güler yüzle karsilamali,
   3-Bilmedigi veya tanimadigi kisileri ilk gözlemiyle siniflayabilmeli,
4- Ikram için hazirlikli bulunmali,
5- önemini bildigi ziyaretlerde gerekli ön hazirliklari yapmali,
6-Iptal edilmis bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu zamaninda geç kalmadan bildirmeli,
7-Ziyaretçilerin sayisinda fazlalik oldugunda adil bir sira ile onlari kabul etmeli,
8-Ziyaretçilere karsi alay, küçümseme, sikinti belirtme gibi sözlü yada sözsüz bir davranis göstermemeli.
3- Ziyaretçilerin Kabulü ve Agirlanmasi
 Yönetimin ayni zamanda toplumsal bir süreç olmasi nedeniyle yöneticilerin çesitli ziyaret ve ziyaretçileri bulunmaktadir. Bu ziyaretçiler üstler, esit düzeydeki kisiler, astlar, dostlar, arkadaslar, is sahipleri, yabancilar olabilmektedir. Bu ziyaretler is ziyareti, resmi amaçli bir görüsme ziyareti, is sohbeti veya özel amaçli çay ziyareti olabilir. Her ziyaret bir zaman ve is kaybi olsa da, ayni zamanda insan iliskileri ve sosyal iliskiler açisindan önemli bir yakinlik pekistirme aracidir.

 

4-Ziyaretçilerin Karsilanmasi
 Ziyaretçilerin karsilanmasi büyük önem tasimaktadir. Ziyaretçi geldiginde çekingen, sinirli yada ön yargili olabilir. Bu yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklasmak gerekmektedir.
 Sekreter, yöneticiyle ayni odada çalisiyorsa, konuk dogrudan dogruya yöneticisini odasina girer. Çünkü kapida kendisine gerekli sorular sorulmamistir. Ancak, sekreterin masasi yöneticisinin odasina giden bir bölümün üzerindeyse gelen konularla ilgili sorumluluk sekretere aittir. Muhakeme becerisi güçlü olan bir sekreter yöneticisinin odasina izin almaksizin girebilecek insanlari sezebilir. Yöneticinin yogun oldugu zamanlarda, durum uygun bir dille bildirilmelidir
5- Ziyaretçi Isimlerinin Kaydedilmesi
 Sekreter kisa zamanda is yeri ile iliskili ziyaretçilerin adlarini ve yöneticisini ziya  ret sebeplerini ögrenmektedir. Eger sekreter gelen ziyaretçi tanimiyorsa kimligini, bagli bulundugu kurumunu, ziyaret sebebini ve randevu olup olmadigini ögrenmelidir.
6-Büro Hostesligi
 Bir kurulusun basarisini, yöneticinin, sekreterin ve diger büro elemanlarinin, birbirleriyle basarili iliski kurmalari yaninda, müsteriyle olan iliskileri de önemli ölçüde etkilemektedir. Bir kurum veya isletmeye gelen müsteriyle haberlesme yüz yüze olacagindan, bu müsteriyle iliskisi bulunan personelin dikkatle seçilmesi yetistirilmesi gerekmektedir. Sekreter, gelen konuklara isimleriyle hitap etmeyi aliskanlik haline getirmelidir.
6- Seyahat Organizasyonu
 Yönetici sekreterin önemli görevlerinden biri de seyahat düzenlemesidir. Çünkü günümüzde birçok is sehirler arasi veya ülkeler arasi boyutta yapilmakta ve yöneticilerin is seyahatlerinin programlanmasina daha çok ihtiyaçlari olmaktadir. Seyahat organizasyonu dogrudan dogruya sekreter tarafindan organize edilebilecegi gibi, seyahat acenteleri araciligiyla da gerçeklestirilebilmektedir. Sekreter, sadece bilet bulma ve rezervasyonlari gerçeklestirme islerini üstlenebilecegi gibi, gezi ile ilgili tüm görevlerde etkin rol de alabilir. Seyahat için hazirliklara yöneticinin seyahat amacini tam olarak ögrenmeyle baslanmalidir. Nereye, ne kadar süreyle ve hangi bilgi ve belgeleri götürmek istedigi tam olarak ögrenilmelidir. Seyahat hazirliklari su sekilde siralanabilmektedir.
1-Seyahat ile ilgili bütün evraki koymak üzere bir dosya hazirlanir.
2-Ulasim araçlari tarifesine bakarak gerekli bilgiler alinir, rezervasyonlar yapilir.
3-Seyahatle ilgili randevular yapilir.
4-Seyahat süresince ihtiyaç duyulacak bilgiler, belgeler, malzemeler, dokümanlar hazirlanir.
5- Seyahat avanslari alinir.
6- Seyahat süresince programa bagli her türlü islerin yer, gün ve saatleri yazilir.
7- Donus aracinin yeri, tarihi, zamani belirlenir.
8- Seyahate gidecek her kisiye, bütün bilgileri içeren birer dosya hazirlanmalidir.
7-Toplantilarin Düzenlenmesi
 Çagdas is yasaminda önemli bir yer tutan is toplantilarinin, büyüklügüne küçüklügüne ve yöneticinin bu konudaki beklentilerine göre, sekreterin toplanti ile ilgili görevleri degismektedir. Sekreter, bir toplantiyi basindan sonuna kadar her seyi ile düzenleyebilecegi gibi sadece salon rezervasyonunu yapabilir ve toplantiya katilacaklara duyuru yapabilir. Sekreterler toplantidan önce yöneticiyle konusarak, uygun bir yeri, toplanti için ayarlar. Toplantiya katilmasi istenen kisiler, toplantiya davet edildikten sonra toplanti gündemi belirlenir ve öncelikle toplantiyla neyin amaçlandigi tespit edilir. Toplantiya katilanlarin toplantida kullanacaklari malzemeleri hazirlamak, toplanti gündemini çogaltarak, katilanlarin hazirlanmalari için yeterli zaman öncesinde katilimcilara dagitmak, kent disindan katilacak olanlarin barinma, gezi ve yiyecek rezervasyonlarini yapmak, toplanti tutanaklarina ve basinla olan iliskilere yönelik hazirliklar yapmak, sekreterin yerine getirecekleri görevlerin basinda gelmektedir. Toplantilarda sekreterin görevlerini su sekilde siralamak mümkün olmaktadir.
• Toplantidan önce yöneticisiyle görüserek amaca uygun bir toplanti mekani ayarlamak,
• Toplanti gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, toplantiya katilacak kisileri, toplanti yeri, saati ve tarihi konularinda bilgilendirmek,
• Yöneticisinin toplanti sirasinda ihtiyaç duyacagi tüm bilgi ve belgeleri hazir
bulundurmak, kendisini uyarmak,
• Toplanti sirasinda kullanilacak belgelerin katilimci sayisi kadar çogaltilmasini saglamak,
• Basin duyurusu yapilacaksa hazirliklara katilmak, toplanti tutanaklarinin hazirlanmasini saglamak yada hazirlamak,
• Toplanti mekani düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek. Sehir disindan gelecek katilimcilar için otel rezervasyonu yaptirmak, gerekirse ulasimlarini organize etmek,
• Toplanti gündemleri için ne kadar sürenin ayrildigini göstermek, toplantinin baslangiç süresi gibi bitis süresini de belirtmek,
• Toplantinin bölünmesine izin vermemek,
• Toplanti sonrasinda alinan kararlarin toplantiya katilanlara sunulmasini saglamak,
• Toplanti bittikten sonra gerekli tutanaklarin dagitilmasi, ödemelerin kontrolü ve tesekkür mektuplarinin yazimini takip etmek, gerekiyorsa yapmak,
• Alinan kararlara göre ilgili kisi yada kuruluslara tesekkür yada tebrik mektuplari yazmak,
• Alinan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapmasi gereken isler konusunda yardimci olmak ve toplantiya ait tüm evrakin dosyalanmasini yapmak.
8- Evraka Yönelik Dosya ve Arsiv Düzenlenmesi
 Dosyalama, bir is yerinde türlü faaliyetler sonucu üretilen belgelerin düzgün bir sekilde saklanmasi, arandiginda hemen bulunabilmesi ve isi bittiginde ait oldugu yere kaldirilmasidir.‘Büro faaliyetlerinin yürütülmesi sirasinda gelen yazilarin, belgelerin, formlarin, belli bir düzen içinde tutulmasi ve istenilen zamanda bunlara ulasma kolayliginin saglanmasi, dosyalama sisteminin varlik nedenidir’. Günümüzde özellikle bilgi ve iletisim teknolojilerinde yasanan gelismeler, bürolari kagitsiz bürolar haline getirmektedir. Kagitsiz büro, ayni zamanda bu kagitlarin saklandigi dosyalara olan ihtiyaci da ortadan kaldirmaktadir. Ofis otomasyonuna dayali büro yönetimi anlayisi, dosyalama sistemleri konusunda kullanilan teknolojiye göre yeni yöntemlerin ve araçlarin kullanilmasini gerekli kilmaktir.
Büro islerinin, belli bir sistematik çerçevede yürütülmesi için imza formlari, evrak kayit defterleri ve zamaninda kayit ve takip islemleri yapilarak, evraklarin kaybolmasi engellenmektedir. Kayit islemleri sayesinde evraklar kolaylikla bulunmaktadir. Bu kayit islemleri sayesinde alinan evraklarin kim tarafindan alindigini ve yerine konup konmadigini takip etmek kolaylasmaktadir. Yerinde olmayan dosyalarin yerleri belirlenir. Sekreterlerin evrak ve dosya kayit islemlerinde yapmalari gereken sey, evrak ve dosyalarin imza karsiliginda alinmasi ve teslim edilmesidir .
 Arsivlemede öncelikle hangi belgelerin alinacagi kararlastirilmaktadir. Bu eleme islemI eger varsa ilgili yönetmelik hükümlerine göre, yoksa isletme içinden konu ile ilgili kisilerden olusan bir komisyonun verecegi karar dogrultusunda yapilmaktadir. Bunun yaninda çagdas bürolarda kayit yönetimi ile görevli bir kisi bulunur. Bu kisi, belge ve dosyalari siniflandirmakta, saklama sürelerini saptamakta ve aktif dosyalardan arsive yapilacak aktarmalari denetlemektedir.
 Denetim
Sekreterin en önemli görevlerinden birisi de denetim ve izlemedir.  Randevularin, yazilarin, imzalanacak dokümanlarin, yöneticinin özel is ve görüsmelerinin izlenmesi, sekreterin dinamik dikkatli ve pratik olmasini gerektirmektedir. Belli bir düzen içerisinde imza dosyalari kullanarak, yazilarin önem ve acelelik derecelerine göre siralanarak izlenmesi ve denetlenmesi gerekmektedir. Mektuplar açilarak gerekli notlar alinmali, eger sekreterin cevaplayabilecegi durumdaysa hemen cevaplanmalidir. Bütün bunlarin yapilabilmesi iyi bir denetim ve izlemeden geçmektedir. Ancak iyi bir kontrol için sekreterin, kurulusun çalisma konusunun içerigini iyi bilmesini gerektirmektedir. Bilgilenmeye zaman ayrilmali, gerekiyorsa ilgili yayinlara basvurmalidir.

 
< Önceki   Sonraki >
RESIM GALERISIIRLERHOSGELDINIZTC KIMLIK OTELLERÇIÇEKÇILERKUAFÖRLERÜYE FIRMALARRESTAURANTLARTEMSILCIMIZ OLUNIS VERENLERGÜZEL SÖZLERSEKRETER GÖRÜSLERIKIM NE DEDI
Köse Yazarlari
 

Asli KAYA

Neset YALÇIN

 
Reklam Verenler


BUCAK MEHMET AKIF UNVERITESI
Sekreter Dergisi 19
2
Ziyaretçi Sayisi
Toplam900150
Tarih/Saat