PROTOKOL KURALLARI
PROTOKOL KURALLARI
Kurumlarda çalışanların, özellikle yöneticilerin protokol kurallarına uymaları, yönetimde  “temsil” niteliklerinin  doğal ve yasal gereğidir. Her yönetici birimini  ya da kurumunu, her yerde ve her zaman, 3. Şahıslara karşı temsil eden kişidir.
Temsil niteliği en çok  protokol kurallarıyla ortaya çıkar. Bu nedenle  yönetimde protokol kuralları , yöneticilerin temsil nitelikleri yönünden oldukça önemlidir. Zira kurumunu olumlu ve başarılı temsil edemeyen  bir yönetici, çok çalışkan ve iyi olsa da, dış çevresinde daima olumsuz değerlendirilir. Bu nedenle  özellikle yöneticilerin  resmi protokol kurallarını  iyi bilmeleri gerekmektedir.
Yönetimde protokol kuralları “Resmi Nezaket ve Görgü Kuralları”  demektir.

Resmi takdimlerde ve hitaplarda, Devlet adamlarına, mülki erkana ve üst yöneticilere daima resmi unvan veya rütbeleriyle hitap edilir.(Sayın Vali, Sayın Genel Müdür, Sayın General) Özel hitaplarda ise, büyüklere, üstlere ve yeni tanışılan eş düzeydeki kişilere “Beyefendi/Hanımefendi” diye hitap edilir.  Takdimlerde, resmi unvanı  soyadından sonra belirtilir( Dr.Bekir Tarık YİĞİT, Eğitim Dairesi  Başkanı)  Ancak, subayların, polislerin, rütbeleri  ve doktorların kariyer unvanları  isimden önce söylenir. ( Dr. Levent BORATAY)  Kişi kendini takdim ederken / tanıtırken de önce adını  soyadını sonra , unvanını/sıfatını söyler. (Bekir Tarık YİĞİT Dr;  Mustafa USLUOĞLU, Kurs Müdürü)
Çalışma hayatında amirlere  saygılı hitap edilmeli ( sayın genel müdürüm, sayın müdürüm denilmeli veya sadece  beyefendi/hanımefendi  denilmeli)
Astlara resmi ilişkilerde , öne “sayın” , ekleyerek, unvanıyla veya soyadıyla  (sayın personel müdürü veya sayın Sarıyıldız), özel ilişkilerde ise, unvanıyla veya adıyla  ve sona “bey/hanım” ekleyerek hitap edilir.(müdür bey veya Kenan bey/ Funda hanım) Hizmetlilere veya şoförlere “efendi” demek  doğru değildir. Adıyla hitap etmek uygun olur ( Ali bey, Fatma hanım)

 “Vekil” veya “Yardımcı” unvanı taşıyan yöneticilere üst unvan ile hitap etmek hem kişiyi onore eder, hem de yanlış sayılmaz. “Sayın kaymakamım”Ancak üstün olduğu yerde böyle hitap etmek uygun olmaz.
 
 Bir makama vekalet eden kişiye  de,  vekalet ettiği unvanla hitap edilir.  Genel Müdürlüğe vekalet eden  Genel Müdür Yardımcısına “ Sayın Genel Müdür” denilir. Sayın Genel Müdür vekili denilmez.
 Eski  ve emekli yöneticilere  hitaplarda, son resmi görev unvanı veya en üst görev unvanı ile hitap edilir. (Sayın Bakanım, Sayın Başkanım) Ancak resmi Yazılarda ( Halim ÇORBALI, Tapu ve kadastro eski Genel Müdürü, Zekeriya Temizel, Maliye eski Bakanı, (eski maliye bakanı denilmez). General/amiral, Vali, Büyükelçilere görevden ayrılmış veya emekli olmuş olsalar bile “ eski “ denmez.  “sayın vali , sayın general diye hitap edilir” Ancak  resmi ortamda  ve resmi hitaplarda  “ Sayın emekli Büyükelçi, Sayın emekli Vali” denir. “Êski” sıfatı sadece görev yeri belirtildiğinde  yazı dilinde kullanılır. “Galip ESMER, Tapu ve Kadastro eski Genel Müdürü”
 - Tanıştırma daima ayakta ve  ilk karşılaşmada olur. Genel kural olarak  erkek hanıma, küçük büyüğe, ast üste adı, soyadı  ve unvanıyla takdim edilir. Ayrıca tanıştırmada büyükten(üstten) izin alma gerekir veya tanıştırma üstün ön bilgisi dahilinde olur.
  Tanıştırmada, erkekler hanımların yanına götürülür. Hanımlar ayağa kalkmaz.  Ancak içeriye bir hanım girince erkeğin ayağa kalkması büyük bir saygı ve inceliktir.
 Tanıştırma görevi öncelikle ev sahibine aittir.   Ancak  evlerde ve aile davetlerinde tanıştırma  evsahibesine aittir.
 Resmi makamlarda, gelen ziyaretçileri  ve konukları daima özel kalem müdürleri/sekreter yöneticiye takdim eder.
 Aile  ile tanıştırmalarda  kişi, önce  anneye sonra babaya takdim edilir.
 -Protokolde daima ast üste, küçük büyüğe,  hanım erkeğe önce selam verir; üst(büyük) selam alır. Ayrıca eşit düzeydekilerde önce selam vermek nezakettir.
 -Protokolde  tokalaşmada önce el uzatma  hakkı daima, yaş, kıdem, rütbe ve unvan olarak  önde gelenin hakkıdır. Erkekler el sıkarken  varsa eldivenlerini çıkartırlar, bayanlar çıkartmazlar. Ancak diğer hanımlarla tokalaşırken çıkarmak nezakettir.
 -El öpme ve yanaktan öpme gayrıresmi ortamda ve  samimi ilişkilerde  sözkonusudur.  (Amerika,  İngiltere,  Almanya ve İskandinav  ülkelerinde  el öpme yanaktan öpme  geleneği hiç yoktur. Ruslarda ve Suud’larda  özellikle üst düzeyde erkekler  arasında dudaktan öpme geleneği vardır.)
   Karşılamalarda ilke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda,  eş düzey konuklar iç kapıda(makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Refakatte ev sahibi önden gider ve buyur eder.  Ancak önde refakatçi  varsa veya  bilinen bir yere gidiliyorsa  ev sahibi konuğun  soluna geçerek refakat eder.
 Üstler, ast  konuklarını  makam koltuğunda ayağa kalkarak , “Hoşgeldiniz “ deyip  elini sıkarak ve oturacakları yeri göstererek ve “Buyurun” diyerek karşılar. Ancak , ast ya da akran da olsa, önem ve değer verilen kişiler daima dış kapıda  karşılanmalı ve  uğurlanmalıdır.
 
 -Bir amirin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol vb. yönden kendinden önde olan akranları veya önemli  zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman  kendisi makam koltuğunda oturmamalı, misafir koltuğunda oturmalıdır.
 Üstlerin, astlarını makamlarında  ziyaret etmeleri, personel ve vatandaşlar açısından  büyük bir güç ve prestij  unsurudur.
 Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmelidir.  Astların odasına/çalışma yerine gidildiğinde kesinlikle  kendilerine ve işlerine müdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir. Astların dairesinde daima  dinleyici ve gözleyici kalınmalı, teşekkür edilmeli, ancak sorunlar varsa, bizzat makamda görüşülmeli ve gerekli  emir ve direktifler  makamda verilmelidir.
 Makamda üstlerle görüşme yaparken  veya toplantıda  içeriye  ast veya konuk kabul edilmemeli, acil ve zorunlu olmadıkça telefonla görüşülmemeli, evrak imzalanmamalıdır. Zorunlu durumlarda üstten izin almak ve “özür dilemek” gereklidir.
 Üstün makamına girince saygılar beyefendi diye selam verilmeli, ceketin önü düğmelenmiş olmalı, “Buyurun” “oturun” demeden oturmamalı, eğer oturmak gerekiyorsa “izin” istenmelidir. Otururken bacak bacak üstüne atılmamalı, sigara içilmemelidir. Ancak çay, kahve ikram edilirse kabul edilmeli ve teşekkür edilmelidir.
 Resmi ortamda üst yönetici gelince, hanım memurlar dahil ayağa kalkılır. Amirin makamında oturulacak koltuk, amirin gösterdiği  koltuktur. Göstermemişse, sırt duvara gelecek şekilde, makam masasının önündeki koltuğa oturmak uygundur. Birden çok kişi ile makama girildiğinde kıdeme  göre oturmalıdır. Üst olan makam masasına en yakın ve sırtı duvara  gelen koltuğa oturur.
 Amirle konuşurken saygılı ve nazik  ifadeler kullanılmalı, amiri dinlerken göz bölgesine bakarak ve başla hafif  onay  vererek dinlemelidir.  Amir/üst “nasılsınız?” diye sorduğunda  “teşekkür ederim beyefendi” denmelidir.  Ancak üstlere makamlarında “siz nasılsınız?” diye sormak uygun değildir.
 Girişte ve çıkışta, amir el uzatmadıkça , toka etmek için  el uzatılmamalıdır. Amir ayağa kalkınca , ayağa kalkmalı, telefonla konuşurken kendisini dinlememeli,  başka yere bakmalı veya  başka şeyle  meşgul olmalıdır.  Evrak imzalarken de  yazıyı gizlice okumaya çalışılmamalıdır.  Amir  görüşme sonunda “Teşekkür Ederim” deyince  gitmek gerektiği anlaşılmalıdır.
 Protokolde üst daima  sağdadır.  Toplantıda, törende, otururken,  sırada ayakta dururken veya yürürken  ast daima  üstün soluna geçer. Üstten  asta  kıdem sırası  sağdan sola doğrudur. Ancak üstün ortada olduğu durumlarda  birinci ast üstün sağında, ikinci ast üstün solunda,  üçüncü ast  sağda,  dördüncü ast solda olmak üzere yer alır.
 -Her türlü   törende  konuşma sırası daima  asttan üste doğrudur. Üst en son konuşur.
 Astlar daha çok teknik konulardan  ve ayrıntılardan, üstler ise  daha çok  stratejik  ve politik konulardan, amaç ve hedeflerden  söz ederler.
 Törenlerde, söze başlarken  mutlaka, törende hazır bulunan zevat unvanlarıyla üstten aşağıya doğru sıralanarak sayılırlar.(“ Sayın Bakan , Sayın Vali, Sayın Komutanlar, Sayın Konuklar ve Sayın Basın Mensupları”) Yada Törende/toplantıda hazır bulunan  sadece en büyük onur konuğunun  unvanı zikredilir.(“Sayın Bakan ve Sayın Konuklar”) gibi.
 Resmi konuşmalarda kesinlikle “Ben” denilmemelidir. Daima “Biz veya teşkilatımız, Kurumumuz”denilmelidir. Protokol konuşması 20 dakikayı geçmemelidir.
 -“Başkentte ve İl/İlçelerde Ulusal ve Resmi bayramlarda  Yapılacak Törenler”, 1.10.1981 tarih ve 17475 sayılı Resmi Gazete de Yayımlanmış olan Yönetmelik hükümlerine göre uygulanır. “Mahalli Kuruluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde  Yapılacak Törenler” ise 5.4.1982 tarih  ve 17655  sayılı Resmi Gazete de  yayımlanan  Yönetmelik esaslarına göre uygulanır. “Resmi Bayramlar ve Anma Günlerinde  Anıtlara Konulacak  Çelenklerin Hazırlanması, Taşınması ve Sunulması” usulleri ve törenleri de 21.9.1973 tarih ve 14662 sayılı Resmi Gazete de yayımlanmış olan Yönetmelik  hükümlerine göre uygulanır.
 -Türkiye’de İl ve İlçelerde uygulanan  protokol düzeni  aşağıda verilmiştir.
 İL PROTOKOLÜ:
1- Vali
2- TBMM üyeleri (varsa orgeneraller, oramiraller önde gelir),
3- Mahallin en büyük komutanı, genareller, amiraller, garnizon komutanı,
4- Belediye Başkanı,
5- Üniversite rektörleri,
6- Cumhuriyet savcısı, DGM savcısı, adalet komisyonu başkanı, DGM başkanı, bölge idare mahkemesi başkanı, baro başkanı,
7- Rektör yardımcıları,
8- Garnizon komutanlarınca tespit edilecek  silahlı  kuvvetler mensupları,
9- Genel ve katma bütçeli  kuruluşların  genel müdürleri,
10- Vali yardımcıları, il emniyet müdürleri, büyükşehir belediye sınırları içindeki  ilçe kaymakamları ve   ilçe belediye başkanları,
11- Hakimler, savcı yardımcıları, noter odası başkanı,
12- İktidar partisi, ana muhalefet partisi ve TBMM’de grubu bulunan  diğer partilerin  il başkanları(alfabetik),
13- Dekan yardımcıları, Enstitü ve yüksekokul müdür yardımcıları ile üniversitelerce  belirlenecek diğer öğretim üyeleri,
14- Bakanlık müfettişleri, hesap uzmanları, Sayıştay denetçileri,
15- Bakanlar kurulu kararlarındaki imza sırasına göre,  Bakanlıkların il teşkilatındaki amir, başkan ve müdürleri, il milli eğitim müdürlerince  belirlenecek  orta öğretim  ve temel eğitim okul müdürleri ile  öğretmenler,
16-  Genel müdürlük ve bölge müfettişleri,
17-  Resmi bankalar müdürleri, KİT ve TRT üst yöneticileri,
18- TBMM’de grubu bulunmayan siyasi partilerin  il başkanları(alfabetik),
19- İl genel meclisi ve belediye meclisi üyeleri,
20- O yerdeki mesleki kuruluşlar ve  en fazla üyeye sahip  basın kuruluşlarının   temsilcileri,
21- Özel banka müdürleri,
22- Kamu yararına çalışan  dernek başkanları(THK, Kızılay vb.).
Not:İcracı bakanlıkların taşra birimleri, İl/ilçede bakanlıklarını temsil  ettiklerinden, başbakanlığa/devlet bakanlığına bağlı/ilgili kuruluşların il ve ilçe temsilcilerinden önce gelmelidir. Çünkü bunlar, il/ilçede başbakanlık ya da devlet bakanlığını değil, sadece kendi kuruluşlarını temsil ederler.
İLÇE PROTOKOLÜ:
1- Kaymakam,
2- Garnizon Komutanı,
3- Belediye Başkanı,
4- Cumhuriyet Savcısı,
5- Fakülte Dekanı, Yüksek Okul Müdürü,
6- Emniyet Müdürü/Amiri,
7- Hakimler, Savcı Yardımcıları,
8- İktidar, ana muhalefet ve TBMM’de grubu bulunan siyasi partilerin  ilçe başkanları(alfabetik)
9- İlçedeki Yüksek okul müdürleri ve öğretim üyeleri (varsa)
10- Bakanlar Kurulu Kararnamesindeki  imza sırasına göre, Bakanlıkların ilçe teşkilatı başkanları,
11- Resmi Banka Müdürleri,
12- TBMM’de grubu bulunmayan siyasi partilerin ilçe başkanları (alfabetik),
13- İl genel meclisi ve belediye meclisi üyeleri,
14- Mesleki kuruluşların temsilcileri,
15- Özel Banka Müdürleri,
16- Kamu yararına  çalışan  dernek başkanları, Merkezde yasama, yürütme ve yargı organlarının  başkanları, bakanlar, müsteşar ve müsteşar yardımcıları, genel müdür ve bu düzeydeki başkanlar, taşrada valiler, savcılar, rektör ve dekanlar, kaymakamlar, belediye başkanları,  bölge müdürleri, il müdürleri ve hastane baştabiplerinin makam odalarında makam  masasının  sağ gerisinde, tepesinde ay yıldız bulunan direğe çekili  Türk Bayrağı konur.  Kuruluşların özel bayrakları ise, yöneticilerin makam odasında  makam masasının sol gerisinde , ay yıldızsız direğe  ve Türk Bayrağından  daha küçük olmak üzere  konur.
- Telefon irtibatı sekreter tarafından sağlandığında  sekreter, astları üste takdim eder, eşit düzeyde olanları karşılıklı iki sekreter  aynı anda  birlikte irtibatlandırır. Üstün sekreteri astı takdim eder. Bu yüzden yönetici olarak  direkt telefon etmekten kaçınmalıdır.
Resmi telefon görüşmesinde  ahizeyi alınca “Alo” demek yerine “Efendim”, üstlere ise “Buyurun Efendim” denilmelidir. Direkt telefon edildiğinde de asla “Orası  Neresi” denmemelidir. Telefon eden önce kendini tanıtmalı ve “Sayın ........... ile görüşebilirmiyim  demeli.
 
< Önceki   Sonraki >
RESİM GALERİŞİİRLERHOŞGELDİNİZTC KİMLİK OTELLERÇİÇEKÇİLERKUAFÖRLERÜYE FİRMALARRESTAURANTLARTEMSİLCİMİZ OLUNİŞ VERENLERGÜZEL SÖZLERSEKRETER GÖRÜŞLERİKİM NE DEDİ
Köşe Yazarları
 

Aslı KAYA 

 

Olcay DEĞİRMENCİ 

 
Reklam Verenler


İntaş Lisesi'ne Seminer
İntaş Lisesi
0
Ziyaretçi Sayısı
Toplam1424508
Tarih/Saat
 Copyright ©www.sekreterdergisi.com.tr Güncelleme : AtılımMedya