Zaman Yönetimi

0
296

Zaman Yönetimi

Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız, yani belirlemiş olduğunuz bir hedef yoksa ya da hedeflerinize nasıl gideceğinizi bilmiyorsanız, koşmanızın bir anlamı yoktur. Siz ne kadar hızlı olursanız olun, vardığınız yer, olmayı istediğiniz yer olmayabilir.

‘Varacağı liman bilmeyen yelkenli için, hiçbir rüzgar elverişli değildir.’ İngiliz atasözü

Stersi  azaltmanın ve dengeli bir yaşam tarzına ulaşmanın en iyi yolu zamanı iyi kullanmaktır. Zamanınızın kalitesinden siz sorumlusunuz, bu nedenle her dakikanın kıymetini bilmelisiniz.

İşlerinizi öncelik sırasına dizin. Önemli ve acil olanı, sıradan olandan ayırmayı öğretin.

ÖNCELİK SIRALAMASI

  1. ‘Yapılacak İşler’ listesinde 1. Öncelikli işler her zaman ilk sırada gelmeli. Sizin sorumluluğunuzda yürüyen bir projenin sunum hazırlığı sizin için önemlidir. Bu sizin öncelikli işinizdir.
  2. Acil olmayan ancak önemli diye nitelendirilen işler, zaman açısından yönetilmesi en zor işlerdir. Kişisel gelişim eğitimleri, tatiller, hobiler bu kategoriye giren işlerdir ve genelde ertelenirler. Oysa kendinize, zihninize ve bedeninize yapacağınız bu yatırımlar uzun vadede size kazanç sağlayacaktır.
  3. Her sorun, çözülmesini talep eden kişinin gözünde acil ve önemlidir. Her iş acilse içinde bir öncelik sıralaması yapın. Başkaları için 1. Derece önemli olan işler sizin için 3. Sırada olmalıdır. Az zamanınızı alacakmış gibi görünse de, ‘aradan çıkartayım’ mantığı ile sıralamanızın bozulmasına izin vermeyin. İşinizin kalitesini düşürmemek adına, odaklandığınız işe öncelik verin.
  4. Dördüncü seviyedeki işler, zaman hırsızlarıdır. Size herhangi bir katkı sağlamayacak, sizi geliştirmeyecek bu işlere minimum zaman ayırın.

NELER YAPABİLİRSİNİZ?

Aylık-haftalık-günlük planlama yapın. Cuma günü geç saatte, önümüzdeki hafta tamamlamanız gereken işleri listeleyin ve günlere paylaştırın, haftanın tamamına yayın.

ZAMAN HIRSIZLARI

Gereksiz yere uzayan telefon görüşmeleri,

Dağınık bir masa, doküman kalabalığı ve gürültülü çalışma ortamı,

İnternet gezintileri ( bir konuyu araştırırken içine düşülen hatadır; zamanın nasıl geçtiği fark edilmez ),

E- posta trafiği (özellikle de gereksiz, komik mesajlar, fıkralar vs.),

İletişim eksikliği ( ekip üyelerinin birbirlerinin yaptıklarından habersiz oluşları)

Ekip üyelerinden birinin işini geciktirmesinin size yansıyan zincirleme etkisi,

Beklenmedik aksilikler,

Zamansız gelen, ziyaretini uzatan misafirler,

Saatler süren öğle yemekleri,

Verimli olmayan, gereksiz yere uzayan, sizinle alakası olmayan toplantılar,

Gereksiz seyahatler.

Zamana yayarken her zaman küçük boşluklar bırakın, esnek davranın. Ne de olsa siz ne kadar sıkı bir planlamacı olursanız olun beklenmedik işler, çıkan sorunlara getirilecek çözümler, öne çekilen projeler, acil talep edilen raporlamalar çıkaracaktır.

Ajanda kullanmayı alışkanlık edinin. Sayfanın sağ tarafı toplantı ve randevulara ayrılmıştır. Sayfanın başına o günkü hedeflerinizi yazıp altına detaylı bir şekilde ‘yapılacak işler’ inizi listeleyin. Sol alt köşesine ‘Telefon edilecekler’, sağ alt köşeye ise, ‘Telefon beklenilenler’ alanı açabilirsiniz. İşleriniz gerçekleştikçe işaretlemeyi unutmayın. Asla üzerini karalamayın, geriye dönüp bakmak durumda kalabilirsiniz. Zamanınızı nasıl ve nelere harcadığınız konusunda fikir edinebilir, hangi işe ne kadar zaman ayırmışsınız görebilirsiniz. Geçmişe dönük yaptığınız bu çalışma, sizin zamanınızı denetlemeniz konusunda iyi bir veri olacaktır.

İşe yarım saat önce gelin ve ajandanızı kontrol edin ki telefonlar çalmaya, müşteriler gelmeye başladığında kendinizi güne hazır hissedin.

En verimli olduğunuz zamanı tespit edin ve önemli işlerinizi bu zamana alın. Üretkenliğinizi azaldığı zamanlarda daha önemsiz işlerle uğraşın. Kimisi sabahın erken saatlerinde kendisini daha dinç hissederken, kimisi de henüz sabah mahmurluğunu üzerinden atamamış olabilir. E-posta yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak gibi işleri ve fazla zamanınızı almayacak, nispeten önemsiz işleri enerjinizin azaldığı saatlere bırakın.

Kendinize kesintisiz çalışacağınız zaman dilimleri ayarlayın. E-postaları ele alalım. Gelen e-postaları anında okumak ve aksiyon almanız iyidir, ancak yetiştirmeniz gereken bir işiniz varsa, konsantrasyonunuzu bozmasına, düşüncelerinizi dağıtmasına izin vermeyin. E-posta kutunuzu kontrol etmek için belli bir saat aralığı belirleyin, o saatler dışında bakmayın.

Bir seferde tek iş yapın. Bittikten sonra bir sonrakine geçin. Böylelikle tek bir konu üzerine yoğunlaşmış olur, dağılmazsınız.

 

İŞE BAŞLARKEN…

 

Kimin ne yapacağını bilin, kendi görevinizin çerçevesini  çizin. Kimlerle çalışacaksınız, karar verin. Kimden ne yardım alacaksınız, işin hangi kısmını kime delege edeceksiniz, netleştirin. Hangi verilere ihtiyacınız var, not edin. Bir an önce hazırlayın. Teslim/ bitime tarihini belirleyin. Göreviniz çerçevesinde yapacağınız işleri maddeleyin ve her biri için süre koyun, takvimlendirin.

Çalışma ortamınız dağınık olmasın. Her şeyin yerini bilin. İş yaparken başvuracağınız her bilgi elinizin altında olsun. Sık kullandığınız her şey kolayca ulaşabileceğiniz her yerde tutun. Dosyalarınız üzerinde değişiklik yapacak olursanız, dosya ismine versiyon numarası ya da değişiklik tarihi ekleyebilirsiniz. Böylelikle çalışmanın en güncel halini aramakla vakit kaybetmemiş oluşunuz.

 

Sizden istenen herhangi bir işe vakit ayıramayacak durumdaysanız, bunu kırıcı olmadan açık açık söyleyin. Bu talep yöneticinizden talimat şeklinde size gelirse, o anki sorumluluklarınızdan bahsedin, öncelikle belirleme konusunda kendisinden yardım isteyin. ‘Evet, memnuniyette yaparım, ancak şu an istediğiniz faaliyet raporunu yetiştirmeye çalışıyorum. Hangisine öncelik vermemi önerirsiniz?’ gibi.

 

İşinizi iyi yapıyor olabilirsiniz, o işi aynı kalitede gerçekleştirme konusunda çalışma arkadaşınıza güvenmiyor olabilir. Başkasından yardım istemek size zaman kaybettirici bir külfet gibi görünebilir, ne de olsa ‘Ooo, ona  öğretene kadar, kendim yaparım’ diye düşünürsünüz. ‘Projeyi neredeyse yarıladım, simdi bir başkasına teslim edersem benim emeğim ne olacak? Sıkıntısını ben çektim, övgüyü başkası mı alsın?’ diye kaygılanabilirsiniz. Öte yandan çıkmaza girerseniz; hepsine yetişeceğim kaygısı ile artan hata yapma, eksik bırakma riskiniz de cabası. İş yapış tarzınızın farklı olması, işin doğru yapılmayacağı anlamına gelmez. Çalışma arkadaşlarınıza güvenin; işlerinizi delege edin. Karar veren/onaylayan konumunda olmanız gerekmeyen, kritik ve sadece sizin bileceğiniz detayları olmayan işlerinizi devredin. Kısa vadeli düşünmeyin. Öğretmekten kaçınmayın; öğrettiğiniz kişi, size sadece o an değil, edindiği bilgi ve tecrübe ile ileride de destek olacaktır. Uzun vadede zaman kazanmış olacaksınız.

 

Çalışma arkadaşlarınızı bilgilendirmeniz gerekiyorsa, farklı zamanlarda değişik insanlara sürekli aynı şeyleri tekrarlamak yerine gruplar halinde bilgi vermeye çalışın. Toplantılar bunun için var.

 

Benzer tutumu müşterilerinizi bilgilendirirken de takınabilirsiniz. Müşterilerinize kampanyalar hakkında bilgi verecekseniz örneğin, ya da güncellenen faiz oranlarını bildirecekseniz, müşterilerinizin tamamı kapsayan bir ‘e-posta dağıtım listesi’ hazırlayabilir, bu tür bilgilendirmeleri toplu yapabilirsiniz.

 

Gözünüze zor görünen, nasıl yapacağınızı, nereden başlayacağınızı bilmediğiniz ya da bir türlü zaman ayıramadığınız işler olabilir. Bitirme tarihi belirlenmemiş ya da ileri bir tarihte teslim edeceğiniz için önemsemediğiniz işlerdir bunlar genelde. İhmal etmeyin, ertelemeyin. Ne kadar ertelerseniz, başlamanız o kadar zorlaşır. Bir ucundan tutun. Ne yapabileceğinizi tasarlayın, kaba da olsa bir iş planı belirleyin, yazıya dökün. Sonra tüm maddelerinizin altını doldurmaya başlarsanız. İşleri son dakikaya bırakmak gereksiz strese ve telaşa neden olur.

 

İşlerinizi çakıştırın. Telefonda bekletiliyorsanız, gelen  postalarınızı açın ya da e-posta kutunuzu temizleyin. Bilgisayarınızın açılmasını beklerken ajandanız kontrol edin, masanızı toplayın. Okumanız gereken bir doküman varsa, yöneticinizin yanına giderken beraberinizde götürün; bekletilmeniz gerekirse, okursunuz. Molalarda iş konuşmamanız en iyisidir, ancak çok yoğunsanız, çay-kahve-sigara molalarını projenin gidişatına ilişkin küçük bir takip toplantısında dönüştürebilirsiniz.

 

Önemli veya yetişmeniz gereken bir iş üstünde çalışırken çalan telefonun diğer ucundaki kişiye ya da beklenmedik ziyaretçinize, o an için müsait olmadığınızı, kendileri ile en kısa sürede ( hatta net zaman belirtin, örneğin öğleden sonra) görüşeceğinizi söyleyebilirsiniz. İşinizin ehemmiyetine göre randevusuz gelen ziyaretçilerinizi geri de çevirebilirsiniz. Kültürümüzde pek hoş görülmese de ve reddedilen kişide alınganlığa yol açsa da ortamı yumuşatma becerinize bağlı olarak kişiyi daha sonra görüşmeye ikna edebilir veya konuyla ilgilenebilecek çalışma arkadaşınıza yönlendirebilirsiniz.

 

Gereksiz toplantılar tuzağına düşmemek için, toplantı öncesinde mutlaka gündemi öğretin ki toplantı konusunun sizinle direkt ilgili olup olmadığından veya toplantıya katılacak en doğru kişinin siz olup olmadığından emin olabilesiniz.

 

Telefon görüşmelerinizin uzamasını, görüşmenin konu odaklı olmasını sağlayarak engelleyebilirsiniz. ‘Daha daha nasılsınız?’ faslına geçmeden karşınızdaki kişiye ‘nasıl yardımcı olabileceğinizi’ sorun. Görüşme öncesinde, görüşmeyi kafanızda tasarlamanız ve konuşmayı istediğiniz konuları not almanız, konu geçişlerini kolaylaştıracak, konunun dağılmasını önleyecektir.

Telefon ile ulaşmanız gereken kişiye bir türlü ulaşamıyorsanız uğraşmaktan vazgeçin.